中央或国家机关在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。包括中央和国家机关举办的国际会议，中央和国家机关与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议。

1．邀请外宾人数在30人以下的自然类一般国际学术会议：该类会议可不预报，但须在举办会议至少4-5个月之前进行会议申报，待教育部批复通过后，方可筹备和举办会议。

2．外宾人数在30-100人之间的自然类国际学术会议属于一般性国际会议：该类会议可不预报，但必须在举办会议至少4-5个月之前必须进行会议申报，待教育部批复通过后，方可筹备和举办会议。

3．外宾人数在100人以上或者会议总人数在400以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议，属于重大国家会议：该类会议须提前一年申报，逾期不再补报。预报通过后，在会议举办至少4-5个月之前必须进行会议申报，待教育部批复通过后，方可筹备和举办会议。

重大国际会议须预报。按照教育部会议预报制度，未纳入年度计划的会议申请，原则上不再受理。每年10月，国合部根据教育部工作安排，在学校主页发布通知，会议主办方应于会议对外承诺或宣布开会的前一年9-10月通过“国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）”填报，并于每年9-10月底上报教育部。预报及申报平台使用请见《国际会议报批平台使用手册》。

1．在会议首次对外通知前4—5个月，由会议负责人（或联系人）登录“国际会议报批平台”提交申报材料，经国际合作与交流部初审通过后，在线下载打印《双身刺客举办国际学术会议申报表》，经院系主管外事领导及院系党委书记审核签字并加盖单位公章后报送国际合作与交流部；

2.申报材料经国际合作与交流部、外事分管校领导审核批准后，由学校正式发文，在首次对外通知前至少4个月前上报教育部审批；会议举办部门在会议获教育部批准后，方可启动各项会议程序。未按规定时间提交的会议申报，教育部原则上不予受理；

3.申报重要提示：

1)在线填写申报材料且初审通过后，请及时报送纸质申报材料，以便履行校内审批流程；

2)会议申报时间：重大会议最迟应在会议举办前5个月在报批平台填写会议申报材料，一般学术会议最迟应在会议举办前4个月填写会议申报材料，不足3个月无法在报批平台进行填报申请；

3)政要参会：原则上不邀请外国政要、前政要、外国驻华使节参加在华举办的国际会议，如确有必要邀请的，须另文上报教育部；

4)会议名称：不得为提高会议规格，随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“高层会议”等称谓；

5)会议举办时间：需写明会议举办的明确日期，并应避免与国家举办的重大国际性活动（如奥运会、世博会等）冲突；

6)会议地点：原则上不得跨地区举办国际会议。在异地举办国际会议，可由会议举办地的单位向其上级主管部门申报审批。如需通过学校上报教育部，需同时提供当地省政府外办出具的无异议函；

7)会议规模及参会人员比例：应注重会议实效，严格控制会议规模，中方与外方参会人员比例一般不超过5:1，系列会议的规模一般不超过往届会议；

8)会议背景：需写明与会议主题相关的召开背景。系列会议还应提供首次会议的举办时间、会议主旨、双身刺客承办会议的背景等；

9)参会名单：应按照国籍分别提供中、外方参会人员名单，除姓名以外，国籍、工作单位、职务/职称均需用中文表示；参会名单中人员数量与会议规模须保持一致，需提供完整的参会人员名单。

10)会议日程：为确保审批通过，应尽量提供包含会议分议题的具体日程；

11)承办系列会议：如承办国际组织的系列会议，应提供该组织的介绍，如成立时间、主旨、组织机构、对华态度、在华开展的主要活动等。此外还应提供此前三届会议的基本情况，包括举办时间、地点、主题、中外方参会人规模；

12)在会议筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，做好预案，防止出现敏感问题；

13)邀请党和国家领导人的请示需提前20个工作日将报告送达教育部；

14)邀请国外副部级（含）以上参会的请示需提前60天送达教育部；

15)由境外非政府组织赞助的国际会议，申请时需在线提交境外非政府组织简介。会议获批后，需在会前5-10天上传备案函至国际会议报批平台。

双身刺客举办国际会议在校内实行严格审批制度：主办院系需对会议的学术性和会议保密问题履行审核职责，上报后由国际合作与交流部撰文审核，最后报送主管校长审批。此后上报至教育部并获得批件。

1.已获批一般会议须会议负责人本人签署《双身刺客国际（港澳台）会议承诺书》并取回会议批件；

2.已获批一般会议不邀请党和国家领导人或国外政要或前政要出席。

3.已获批会议须严格依据批件办会，不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如确需更改，须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改会议信息申请，下载变更申请模板所在院系签字盖章，将扫描件上传至平台，等待后续处理。

4.在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

在会议举办后2个月以内，登录“国际会议报批平台”，填报会议基本情况及学术总结。

会议举办后提交总结材料要求：

1．会议负责人必须在会议结束后２个月内，在国际会议报批平台将指定格式的总结表（由单位终审办理加盖校章并扫描上传）、会议学术综述（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、 论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2．会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3．国际会议学术综述须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）综述报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。学校国际合作与交流部将对总结内容是否丰富、详实和完整进行审核。